İzmir Katip Çelebi Üniversitesi mensubu olmak kaydıyla tüm öğretim üyeleri ile doktora, tıpta uzmanlık ya da sanatta yeterlik eğitimini tamamlamış araştırmacılar proje yürütücüsü olabilirler.
Proje başvurusu aşamasında proje yürütücüsünün, proje çalışanlarının özgeçmişlerinin, proje bütçesinde yer alan malzeme/hizmet vb. kalemlerin bedellerinin tespit edilmesi için proforma faturaların / fiyat tekliflerinin, lisansüstü tez projelerinin başvurularında ilgili akademik kurul / yönetim kurulu kararının sisteme yüklenmesi zorunludur.
Ayrıca projenin yürütülmesi için gerekli etik kurul raporlarının da sisteme yüklenmesi zorunludur. Zorunlu belgelerin sisteme yüklenmemesi durumunda proje başvurusu tamamlanmayacaktır. Bu belgelerin yüklenmeden başvuruların tamamlanmasının tespiti halinde proje, başvuru sahibine iade edilir ve değerlendirmeye alınmaz.
Başvurusu tamamlanan projeler öncelikle BAP personeli tarafından idari olarak değerlendirilir ve başvuruda herhangi bir eksiklik olması durumunda yürütücüye düzeltmesi için iade edilir.
Ön değerlendirmenin ardından projeler değerlendirilmek üzere BAP Komisyonu gündemine alınır. Lisansüstü tez projeleri doğrudan komisyon tarafından değerlendilerek karara bağlanır.
Lisansüstü tez projeleri dışındaki projeler komisyonun gerekli görmesi durumunda hakemlere gönderilir. Hakem değerlendirilmesinden dönen projeler değerlendirme sonucu aldıkları puanlar üzerinden karara bağlanır.
Projesi kabul edilen yürütücüler UBS Proje İşlemlerim menüsünden ilgili projeyi seçtikten sonra Sözleşme Protokolü İmzala butonuna tıkladıktan sonra Yeni Belge Talep Et butonuna tıklayıp EBYS'ye Gönder düğmesini seçtikten sonra Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden güvenli elektronik imza ile imzalayabilirler.
Güvenli elektronik imza ile imzalanmaması durumunda protokolün çıktısının 2 nüsha alınarak imzalandıktan sonra BAP Koordinatörlüğü'ne teslim edilmesi gerekmektedir. Güvenli elektronik imza ile imzalanan protokollerin BAP Koordinatörlüğü'ne teslim edilmesine gerek bulunmamaktadır.
Komisyon tarafından revizyon kararı verilen projeler, gerekli revziyonların yapılması için yürütücüye iade edilir. Süresi içinde revize edilen projeler yeniden hakem değerlendirilmesine gönderilir ve yapılacak değerlendirmeden sonra Komisyon tarafından tekrar görüşülmek üzere gündeme alınır.
Proje protokolünün imzalanmasının ardından UBS Proje İşlemlerim menüsünden satın alma talebinde bulunabilirsiniz.
Ekranın sol tarafında bulunan Talepler>Satın Alma-Avans Talepleri>Satın Alma menüsü seçildikten sonra ilgili proje seçilip talep edilecek malzeme / hizmet kalemleri belirlenir. Bu aşamada talep edilen malzeme miktarı seçilip Amaç/Gerekçe kısmı doldurulduktan sonra Bapofise Gönder düğmesi tıklanarak talep iletilir.
Satın alma talep formu ve talep edilen malzeme/hizmetlere ilişkin teknik şartnamelerin proje yürütücüsü tarafından imzalanarak BAP Koordinatörlüğü Satın Alma Birimine teslim edilmesi zorunludur.
Talep ettiğiniz ürünler teslim edildikten sonra proje yürütücüsünün belirleyeceği 3 kişilik bir komisyon kurulur ve teslim edilen ürünlerin teknik şartnameye uygunluğu kontrol edilir. Muayene ve kabul komisyonuna proje yürütücüsü başkanlık ederi.
Teslim edilen ürünlerin uygun olması durumunda muayene kabul komisyonu düzenlenerek imza altına alınır. Ürünler teknik şartnameye uymuyorsa iade edilir ve yenisi ile değiştirilir.
a) Yürütücüler, proje kapsamında yapılan çalışmaları ve gelişmeleri içeren ara raporları, sözleşme tarihinden itibaren altı aylık dönemlerde, duyurulacak formata uygun olarak BAP Koordinatörlüğüne sunmakla yükümlüdür.
b) Çalışması normal seyrinde giden ve tez çalışması dönemleri danışman, tez izleme komitesi veya ilgili akademik kurullar tarafından başarılı bulunan tez projeleri için ara rapor istenmez. Ancak, proje çalışmasında başarısızlık veya diğer nedenlerle sorunlar ortaya çıkması durumunda, proje yürütücüsü durumun ortaya çıktığı tarihten itibaren 1 ay içerisinde gelişme raporunu BAP Koordinatörlüğüne sunmakla yükümlüdür.
c) Ara raporunu zamanında teslim etmeyen yürütücülerin tüm projelerine ait işlemler, eksik ara rapor teslim edilinceye kadar durdurulur.
Proje yürütücüleri gerekli gördükleri konularda projelerinde değişiklik yapabilirler. Projelerde yapılacak olan tüm değişiklikler UBS BAP Modülü üzerinden yapılmalıdır. Yapılacak değişiklikler BAP Komisyonu'nun uygun bulması sonucunda yürürlüğe girer. Proje yürütücüleri tarafından yapılabilecek değişiklik talepleri:
a) Protokolde belirtilen bitiş tarihini izleyen 3 ay içerisinde, araştırma sonuçlarını içeren ve BAP Komisyonu tarafından belirlenen formata uygun olarak hazırlanmış “Proje Sonuç Raporunu”, tez projesi yürütücüsü ise tezin elektronik ortamdaki nüshasını UBYS – BAP Modülü aracılığı ile BAP Koordinatörlüğüne sunar. Ayrıca, var ise proje kapsamında gerçekleştirilmiş yayınlar da rapora eklenir.
b) Tez projeleri için, proje yürütücüleri tezin başarılı bulunarak tamamlandığına dair ilgili enstitüden alınmış bir belgeyi de birime teslim etmek zorundadır.
c) Yönlendirilmiş projeler için, sonuç rapor formatına bağlı kalınmaksızın bu desteğin nasıl kullanıldığını açıklayan bir rapor hazırlanır ve BAP Koordinatörlüğü’ne sunar.
Projelerde BAP Komisyonu’nun belirleyeceği limitler dâhilinde tezli yüksek
lisans veya doktora programlarındaki öğrenciler bursiyer olarak görevlendirilebilir.
Bir projede en fazla iki bursiyer görevlendirilebilir
Projede yer alan bütçe kalemlerinden bursiyer kalemine bütçe aktarımı
yapılamaz veya bu kalem için ek bütçe talebinde bulunulamaz.
Bursiyerlerde aşağıdaki şartlar aranmaktadır:
a) Türkiye’de ikamet etmek.
b) Kırk yaşından gün almamış olmak.
c) Bir kurum veya iş yerinde çalışmıyor olmak.
d) Aynı dönemde TÜBİTAK yurtiçi lisansüstü burs programı bursiyeri olmamak.
e) Aynı dönemde başka bir projede bursiyer olmamak.
Burs ödemesi gerekli olan belgeler aşağıda verilmiştir. Belgelerin her ayın 1 ile 10'u arasında BAP Koordinatörlüğü'ne teslim edilmesi gerekmektedir. İlgili formlara Formlar sayfasından ulaşabilirsiniz.
Proje yürütücüleri tarafından yapılan satın alma taleplerinin BAP Koordinatörlüğü'ne iletilmesinin ardından BAP Koordinatörlüğü personeli tarafından işin niteliğine göre piyasa fiyat araştırması yapılır ve toplanan teklifler proje yürütücüsüne sunulur. Proje yürütücüsünün onayının ardından ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren firmalara sipariş geçilerek malzeme / hizmetlerin temini yoluna gidilir.
Yürütücüler özellik arzeden, yürütücünün nezaretinde yapılması gereken üretim ve hizmet alımları ile seyahat kalemlerinden yapacakları harcamalar için avans talep edebilirler. Alınacak avansların 2 ay içerisinde mahsup edilmesi gerekmektedir.